电子发票台账录入重复报销提醒(电子发票重复报销怎么办)



电子发票不小心重复报销了

随着电子发票的广泛应用,如何识别电子发票是否重复报销,成为报销审核时的难题。

今天来跟大家分享一下,我是如何一招解决电子发票重复报销问题:

电子发票重复报销的场景

电子发票可以无限次打印,就产生了重复打印、重复报销的可能性。

重复报销·场景一:员工A前几个月的电子发票已经报销过了,这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。

重复报销·场景二:员工A发生费用取得的电子发票,A报销了一次,A又把电子发票的PDF文件发给员工B,B把电子发票打印出来,又报销了一次。

为什么要对电子发票进行查重?

因为电子发票的全面推广,大部分企业是通过打印报销的方法入账。但是因为电子发票可重复打印,这就形成了构成贪污罪的一种新的作案方式!

所以国家文件在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)中,明确了电子会计凭证报销入账归档的相关要求。

政策规定了,压力就来到了财务这边。因为如果一旦出现电子发票被重复报销,报销人可以推脱自己不小心,没有注意,但是财务作为审核人,没有审核发现,这就是工作失误,轻则被领导问责,重则导致单位遭受损失的,难免要承担相应的责任,成为委屈的背锅侠。

所以在电子发票报销的时候,财务就需要使用合理高效的方法,来预防阻止重复报销!

防范电子发票重复报销的手段

第一种:最常用但是也是最笨的方法,创建Excel统计,把每一张发票的信息都进行手动录入,后面报销的方法就可以在Excel里面进行筛查,可以规避该人员在本单位重复报销,但是给报销流程增加时间成本,若公司有多个会计人员,那么每天的报销台账合并也是非常关键的。

财务人员在处理这些发票的时候需要把这些发票的所有发票信息,包括不限于发票代码、发票号码、报销金额、报销人等信息录入到电子表格中去,每天花费大量的人力物力。

第二种:就是使用月报销费控报销管理软件,从此劳民伤财的事情我们再也不干了,用半个小时完成曾经需要五个小时才能完成的工作量,剩下的小时继续为企业创造价值。

员工报销这样做:

导入发票原件到悦报销,系统自动识别发票信息,并查验发票是否重复报销;发票无重复录入,存入发票档案或是提交至会计审核;发票存在重复,则自动匹配已经录入的发票内容。

财务管理发票这样做:

1、财务接收到员工提交的发票内容,一键查验发票真伪,确认发票无误后,审核通过发票,需要时,导出发票台账。

2、智能审票,对财务需要重点关注的信息进行标识,比如发票连号、发票日期与报销日期不符、发票金额与报销金额不符等情况。财务审核员可以通过智能审票,剔除不合规的费用或者修改报销金额。

不要再被领导嫌弃工作效率低了,其实我们只是没有用对方法,找对方法做事就能事半功倍,人家3小时完成的工作,你3分钟就能搞定,不用再做背锅侠,剩下的时间都是你可以自有支配的时间。

电子发票重复报销属于什么行为

根据税务部门规定，电子普通发票无须盖发票专用章或财务章，打印出来即可作为合法票据报销。由于电子发票报销时使用复印件，这就为重复报销提供了便利，也形成了构成贪污罪的一种新的作案方式。

对于贪污罪，我国刑法明确规定了犯罪构成要件。其中刑法第383条规定，对于贪污行为，数额较大或者有其他较重情节的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；对多次贪污未经处理的，按照累计贪污数额处罚。同时，《最高人民法院、最高人民检察院关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》司法解释规定，贪污、受贿一万元以上不满三万元，同时具有特定情节的，亦应追究刑事责任。

扩展资料：

发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。

发票内容包括向购买者提供产品或服务的名称、日期、数量以及协议价格。每一张发票都有独一无二的流水账号码，防止发票重复或跳号。

有权征收税费的机关有财政、国税、地税、海关及相关行业部门，财政及相关行业主管部门都用行政专用收款收据。国税、地税都归国家税务总局统一管理，海关由海关总署垂直管理。国、地税负责工商税收的征收，工商税收基本上包括了对从事工商业经营的企业和居民个人征收的各种税收，中国绝大部分税种都属于工商税收。海关负责关税征收，包括进出口关税和船舶关税。

发票的种类繁多，主要是按行业特点和纳税人的生产经营项目分类，每种发票都有特定的使用范围。

2发票种类

普通发票。

普通发票：主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。普通发票由行业发票和专用发票组成。前者适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等；后者仅适用于某一经营项目，如广告费用结算发票，商品房销售发票等。

增值税专用发票是中国实施新税制的产物，是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的，专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目的一种发票。

专用发票既具有普通发票所具有的内涵。同时还具有比普通发票更特殊的作用。它不仅是记载商品销售额和增值税税额的财务收支凭证。而且是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明，是购货方据以抵扣税款的法定凭证，对增值税的计算起着关键性作用。

电子发票报销两次会被发现吗

属于违法行为.

电子发票报销两次会被发现。

国家税务总局发布公告，明确全国统一推行增值税电子发票系统，非试点使用增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票。电子发票可以打印版式文件，法律效力、基本用途等与纸质发票相同。这意味着电子发票可以报销入账。发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。

收据才是收付款凭证，发票只能证明业务发生了，不能证明款项是否收付。发票是指经济活动中，由出售方向购买方签发的文本，内容包括向购买者提供产品或服务的名称、质量、协议价格。除了预付款以外，发票必须具备的要素是根据议定条件由购买方向出售方付款，必须包含日期和数量，是会计账务的重要凭证。

会计制度规定有效的购买产品或服务的发票称为税务发票。政府部门收费、征款的凭证各个时期和不同收费征款项目称呼不一样，但多被统称为行政事业收费收款收据。为内部审计及核数，每一张发票都必须有独一无二的流水账号码，防止发票重复或跳号。

法律依据

《中华人民共和国发票管理办法》

第二条在中华人民共和国境内印制、领购、开具、取得、保管、缴销发票的单位和个人（以下称印制、使用发票的单位和个人），必须遵守本办法。

第二十二条开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。

任何单位和个人不得有下列虚开发票行为：

（一）为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；

（二）让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；

（三）介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。

法律依据：《网络发票管理办法》

第七条单位和个人取得网络发票时，应及时查询验证网络发票信息的真实性、完整性，对不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。

第八条开具发票的单位和个人需要开具红字发票的，必须收回原网络发票全部联次或取得受票方出具的有效证明，通过网络发票管理系统开具金额为负数的红字网络发票。

电子发票重复报销怎么办

由于电子发票的特殊性，重复报销的问题最为严重。不同于纸质发票，不具备唯一性；只要开具出来，就可以复制以及重复打印。这就形成了具有风险的死角。报销人员一旦不注意，很容易就提交已经报销过的发票，这对于企业和财务来讲是非常大的风险，更甚者会通过PS人篡改电子发票中的项目、金额后提交给企业财务部门报销。

若想彻底根除重复报销的顽疾，需要透过现象看本质。电子发票属于虚拟数据，首先人工手动来管理低效且准确率不高，因此需要借助信息化系统来进行管理，对症下药。

结合费耘电子发票管理系统的报销查重、验真功能来看，可以实现发票批量查验、查验后自动标记发票、记录发票报销状态、查验后发票的信息可导出明细数据。由于系统是跟国税底账库对接，因此支持全国专用发票、普通发票及电子发票的查验。可以解决企业票据管理、报销管理中的问题，提升企业财务工作效率。

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